Was macht der Steuerberater für meinen Handwerksbetrieb – und was nicht?
Matthias Reich · Gründer von Team Rocko
· 3 Min. Lesezeit
Der Steuerberater verarbeitet, was im Betrieb bereits entstanden ist: Er bucht Belege, erstellt Jahresabschluss und Steuererklärungen und rechnet meist die Löhne ab. Alles, was diese Belege überhaupt erst erzeugt – Angebote, Rechnungen, Zeiten, Materialbuchungen, Mahnungen – bleibt beim Betrieb. Er arbeitet rückwärts, der Betrieb vorwärts.
Die Trennlinie in einem Satz
Der Steuerberater arbeitet rückwärts, der Betrieb vorwärts. Er nimmt, was schon passiert ist, und bringt es in eine Form, die das Finanzamt akzeptiert. Er erzeugt nichts davon selbst.
Das klingt banal, wird aber ständig verwechselt – und zwar in beide Richtungen. Manche Betriebe glauben, die Kanzlei kümmere sich um das Mahnwesen. Andere zahlen dafür, dass jemand in der Kanzlei einen Schuhkarton sortiert, den sie in zwanzig Minuten selbst hätten sortieren können.
Was die Kanzlei üblicherweise übernimmt
Der genaue Umfang steht im Mandatsvertrag und ist von Kanzlei zu Kanzlei verschieden. In den allermeisten Fällen gehört dazu:
- Laufende Finanzbuchhaltung – die Belege des Monats werden verbucht
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die zugehörige Fristenüberwachung
- Jahresabschluss beziehungsweise Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Steuererklärungen für Betrieb und häufig auch privat
- Lohnbuchhaltung, wenn Mitarbeiter da sind
- Auskunft und Vertretung gegenüber dem Finanzamt
Das ist viel, und es ist Facharbeit. Nichts davon sollte ein Handwerksbetrieb selbst machen wollen.
Was die Kanzlei nicht übernimmt
Hier wird es für den Alltag interessant. Keine dieser Aufgaben landet in der Kanzlei:
- Angebote schreiben und nachfassen
- Rechnungen erstellen, versenden und den Zahlungseingang im Blick behalten
- Mahnen, wenn jemand nicht zahlt
- Arbeitszeiten erfassen – wer war wann auf welcher Baustelle
- Material buchen und dem richtigen Auftrag zuordnen
- Belege sammeln und vorsortieren, bevor sie in die Kanzlei gehen
- Nachträge dokumentieren, damit sie später abrechenbar sind
Das ist die eigentliche Verwaltungslast eines Handwerksbetriebs. Sie fällt täglich an, sie fällt im Betrieb an, und sie fällt unabhängig davon an, wie gut die Kanzlei ist.
Warum die Grenze trotzdem verschwimmt
Weil beide Seiten dieselben Papiere anfassen. Eine Ausgangsrechnung ist für den Betrieb ein Verkaufsvorgang und für die Kanzlei ein Buchungssatz. Ein Lieferschein ist im Betrieb eine Materialbuchung und in der Kanzlei ein Beleg.
Deshalb entsteht der Eindruck, es sei dieselbe Arbeit. Ist es nicht. Es sind zwei Blickrichtungen auf dasselbe Dokument – und die Kanzlei bekommt das Dokument erst, wenn der Betrieb es erzeugt hat.
Woran man merkt, dass die Grenze im eigenen Betrieb falsch liegt
Drei Anzeichen, die in Gesprächen mit Betrieben immer wieder auftauchen:
Die Kanzlei fragt regelmäßig nach. Fehlende Belege, unklare Zuordnungen, „was war das hier?" – jede Rückfrage ist Arbeit, die zweimal bezahlt wird. Einmal in der Kanzlei, einmal im Betrieb beim Suchen.
Die Belegübergabe ist ein Ereignis. Wenn einmal im Quartal ein Ordner gepackt wird, ist die Buchhaltung immer zwei bis drei Monate alt. Damit ist sie für Entscheidungen wertlos – man erfährt im Mai, wie der Februar lief.
Niemand weiß, welcher Auftrag Geld gebracht hat. Die Kanzlei kann das nicht beantworten, weil sie Konten sieht und keine Baustellen. Wenn der Betrieb es auch nicht kann, weiß es niemand.
Was das praktisch heißt
Die Frage ist nicht „Kanzlei oder Software". Die Frage ist, in welchem Zustand die Belege in der Kanzlei ankommen.
Kommen sie vollständig, zugeordnet und zeitnah an, wird die Zusammenarbeit billiger und die Zahlen werden aktueller. Kommen sie als Stapel, zahlt der Betrieb für Sortierarbeit zum Stundensatz einer Fachkanzlei.
Der Steuerberater bleibt in beiden Fällen. Er ist kein Konkurrent zur eigenen Verwaltung, sondern deren Abnehmer.
Häufige Fragen
- Brauche ich noch eine Software, wenn ich einen Steuerberater habe?
- Ja, für unterschiedliche Aufgaben. Der Steuerberater verbucht Belege und erstellt Abschlüsse und Steuererklärungen. Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung und Mahnwesen entstehen im Betrieb und werden dort auch verwaltet – die Kanzlei bekommt erst das Ergebnis.
- Kann der Steuerberater meine Rechnungen schreiben?
- In aller Regel nicht. Rechnungsstellung gehört zum operativen Geschäft und setzt voraus, dass jemand weiß, was tatsächlich geleistet wurde. Kanzleien übernehmen das im Ausnahmefall gegen Aufpreis, es ist aber weder üblich noch wirtschaftlich.
- Macht der Steuerberater das Mahnwesen?
- Nein. Die Kanzlei sieht offene Posten erst nach der Verbuchung, also mit Verzögerung. Wer mahnt, muss den aktuellen Zahlungsstand kennen – das ist Aufgabe des Betriebs.
- Wie kann ich die Kosten für den Steuerberater senken?
- Indem Belege vollständig, zugeordnet und laufend statt quartalsweise in der Kanzlei ankommen. Jede Rückfrage und jede Sortierarbeit wird zum Kanzleistundensatz abgerechnet – das ist der teuerste denkbare Weg, einen Ordner zu ordnen.
- Ersetzt eine Handwerkersoftware den Steuerberater?
- Nein, und sie sollte es auch nicht versuchen. Software sorgt dafür, dass saubere Belege entstehen und rechtzeitig ankommen. Buchen, Abschluss und Steuererklärung bleiben Facharbeit der Kanzlei.